说到会议活动成功与否的因素，主办方有以下具体要求包括：
1.详细具体地将会议活动流程告知洽谈人；
2.会议行程如在会议期间有变化，要第一时间找到会议洽谈人，双方要做到有效沟通；
3.对于酒店接待中出现的不足要及时提出，切忌当时不说，事后追究；
4.大型会议活动需提前做好预案，明确自己参会人数，不能有太多不确定性；
5.了解酒店报价，不能由于价格因素，制约了前期友好洽谈，更不能由于双方报价差距太多，而导致纠缠在价格上，发生前期的不愉快；
6.双方必须要有书面确认合同，合同对双方都是一种保护；
7.认真仔细听从会议洽谈人的意见与建议（因为会议洽谈人最了解自己酒店的接待能力）；
8.主办方将不可控因素控制在有效范围内（双方签约的保证数）。
     
会议洽谈人又称卖方，多数是酒店的销售人员。卖方要对买方的话听的明白，问的仔细。切忌不能用自己武断的猜测来填补卖方没有说明的要求。卖方具体要求如下：
1.报价一步到位，切忌报价给买方太多想象空间；
2.对活动前要有检查，防止操作部门的疏忽遗忘；
3.商谈活动接待细节，要问明每个时间活动内容，保证无疏漏；
4.合同签订要有时间节点，做到有效签约；
5.用房、场地的控制要在对方合理使用范围；
6.要正确化解双方不同意见，要有说服对方接受的理由；

7.要详细了解活动规模、人数、活动内容。